Impacto de las TIC en las Organizaciones Académicas

Por: Solange Rodríguez, Docente de la Escuela Arquitectura UNIBE

Actualmente ningún proceso en el desarrollo de la sociedad y por ende en sus organizaciones es completamente estático. Estamos en un mundo que cambia a gran velocidad, adaptarse a la demanda y a las necesidades requiere en gran medida de un manejo constante y eficiente de la información.

Los aportes de las tecnologías de la información, eficientemente utilizados, han cambiado rotundamente la manera de operar y de pensar en las estructuras.

Un gran número de instituciones cuyas operaciones están basadas en capturar, procesar, almacenar y distribuir la información dependen directamente de una u otra forma de los Sistemas de la Información. La gestión del cambio en un gran número de entidades  y sus re-ingenierías depende para ser más eficientes de las bases de datos, necesitamos de toda esta información cruzada para apoyar a la toma de decisiones y el control en una institución. Estos recursos permiten que las estrategias planteadas, el control de las  gestiones y la inteligencia de negocios se integren para arrojar mejores resultados.

Los procesos en diversas organizaciones se controlan en las bases de datos, a partir de esta fase se analiza el estatus de los indicadores para entender el desempeño y poder encaminar a logros concretos. Sin las TICs no sería posible cruzar bases de datos o informaciones distintas para la toma de decisiones y aplicación de estrategias inteligentes, estos elementos son esenciales para el desarrollo de la institución.

El Big Data por su parte proporciona a todas las estructuras organizativas la posibilidad de administrar datos a grandes volúmenes. Este manejo de la información seguirá transformando la manera en que trabajamos proporcionando un conjunto de herramientas informáticas destinadas a la manipulación, gestión y análisis de grandes volúmenes de información todo tipo, los cuales no pueden ser gestionados por las herramientas informáticas tradicionales.

Un gran aporte de Big Data es la posibilidad del monitoreo y la toma de decisiones en tiempo real, basado en hechos y comportamientos específicos. Esta ventaja  permite un performance management (conjunto de indicadores de negocios, asociados a objetivos estratégicos, y planes de acción) a tiempo real. En fin con los beneficios de tener disponible Big Data y a partir de su análisis se lograrían mejores decisiones que se traducen en mayor eficiencia y por lo tanto competitividad y mayores beneficios económicos.

Todo este manejo informático requiere hoy día de personal capacitado para cruzar y extraer la información deseada ya depurada.

Dentro  las instituciones académicas las TICS han impactado de manera positiva ya que se logra a través de las mismas una mayor productividad de los colaboradores en general  gracias a los hardware, softwares y dispositivos periféricos de toda índole. Por otra parte el hecho de poder compartir la información genera estructuras cada vez menos lineales y más integradas, donde los equipos pueden colaborar de forma más eficiente.

Las organizaciones actuales se ven comprometidas con la gran dependencia a las TICS para su buen desempeño y eficiencia. La información debe manejarse de manera constante y segura. Cada día más las entidades dependen de una buena gobernabilidad TIC, es la manera en que la administración y la gerencia de las empresas crean ligas, unifican conceptos, lideran y organizan a las TICs para enfocarlas hacia la estrategia del negocio.

Un aspecto relevante, y una rama creciente dentro de las estructuras institucionales, es el concepto y los actores de la gobernanza respecto a las TICs. En las empresas la figura del CIO así como el  personal capacitado en informática deben velar por el óptimo funcionamiento de todos estos recursos, la seguridad del manejo de la información y un liderazgo participativo dentro de la entidad. De la buena gobernabilidad y su alineación con las estrategias de negocios depende la buena operatividad institucional. Esta gobernanza debe estar alineada con todos los procesos de forma transversal.

Una modalidad de trabajo existente gracias a las TICS es el trabajo remoto de un sinnúmero de colaboradores tanto directivos, como administrativos y docentes. Los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar mediante computadoras portátiles y resolver prontamente de manera eficaz temas más sencillos gracias a los teléfonos inteligentes, para que sea viable este manejo  los SI deben funcionar a la perfección.

En cuanto a operaciones concretas en la estructura de recursos humanos un sinnúmero de empresas utilizan la información de Big Data para cruzar los datos de los candidatos a un trabajo. Ejemplos de plataformas serian Facebook, Twitter y LinkedIn.

En cuanto a los procesos internos de La Universidad, o cualquier otra entidad, el intranet es fundamental para buena comunicación y operatividad interna, sobre todo tratándose de grandes estructuras. El manejo de la información a través de correos institucionales es tema del manejo diario de las relaciones internas y externas.

Programas especializados vinculados al intranet permiten levantar y procesar la información de docentes, personal administrativo y estudiantes. Ejemplos de esta ventaja seria la selección de asignaturas para los estudiantes en línea, la publicación de las calificaciones que se realizan gracias a las tics por intranet así como los procesos de recursos humanos tales como pagos entre otras gestiones se informan y documentan en la plataforma común.

Utilizamos programas como el AcadMedia que nos permite visualizar a tiempo real los expedientes de los estudiantes y la relación de horarios, aulas y calificaciones.

Los controles de asistencia en una red de empleados diversos y en muchos de los casos autónomos es importante, el control de los colaboradores por huellas digitales es uno de los recursos  de asistencia más confiables y eficientes, este es un control digital de huellas dactilares que marca , entrada, salida, tardanza, salidas tempranas, horas extras, etc. Ahorraran a las instituciones mucho tiempo y gastos. Sobre todo esta información digitalizada permite procesar muchos datos el momento de elaborar nominas empresariales.

Las TIC  a su vez pueden contribuir al acceso universal a la educación, a la capacitación e instrucción docente, así como en el caso de instituciones educativas a una mejor gestión, administración y dirección.

En definitiva estos ejemplos nos hacen reflexionar y entender que cada día la tecnología brinda soluciones diversas que a su vez integradas de forma creativa son una poderosa herramienta de gestión a todos los niveles.

Perfil de la docente

Arquitecta egresada con honores de la Universidad Iberoamericana UNIBE en el 2007.Actualmente se desempeña como Coordinadora Académica de la Escuela de Arquitectura. En el 2011 realiza la Maestría en Diseño y Arquitectura de Interiores en  la Universidad Politécnica de Madrid, España. Otros cursos realizados son: Paisajismo, 3D Arquitectónico ambos en la Escuela de Artes Altos de Chavón, entre otros. Entre el 2003 y el 2009 laboró como Arquitecta para varias empresas constructoras y de arquitectura del país, incluyendo UOB Arquitectos y Arq. Luz del Alba Reynoso. En la actualidad es Directora del taller y Co-propietaria de EZ Arquitectos. En conjunto a sus labores pertenece a nuestro cuerpo docente desde el 2011 para la Facultad de Artes, impartiendo la asignatura de Diseño y Expresión Creativa. Pcionibe, aralelo al ejercicio de la arquitectura ha desarrollado proyectos artísticos para exposiciones de arte individuales como  “Musas, Espejismos y Sueños”, y “Espacios Líquidos¨ entre otras colectivas como “Conociendo a Los Artistas de UNIBE” 2007.